Hoe lang moet je je boekhouding bewaren?
Hoe lang is het verplicht om je boekhouding te bewaren?
Jouw boekhouding verplicht bewaren
Als ondernemer heb je te maken met boekhouding en administratie, maar hoe lang moet je de boekhouding eigenlijk bewaren, hoe moet je dit doen en hoe maak je dit veel makkelijker voor jezelf?
Wat is de bewaarplicht en hoe lang duurt dit? Wij leggen het aan je uit!
Bewaarplicht boekhouding in Nederland
Er zijn twee antwoorden op de vraag hoe lang je de boekhouding moet bewaren, namelijk 7 en 10 jaar. De bewaartermijn van 10 jaar geldt op gegevens die betrekking hebben op onroerende zaken en rechten op onroerende zaken. Voor alle andere bonnetjes en gegevens geldt een bewaarplicht van 7 jaar, maar hier zitten nog wat haken en ogen aan.
De bewaartermijn gaat namelijk pas in op het moment dat de gegevens niet langer actueel zijn. Wanneer je een contract afsluit dat twee jaar duurt, begint de bewaartermijn pas op het moment dat het contact verloopt, want in de eerste twee jaar zijn de gegevens namelijk nog actueel.
Er kunnen afspraken gemaakt worden met de Belastingdienst over kortere bewaartermijnen, maar voor de basisgegevens geldt dat er altijd een bewaarplicht is van 7 jaar, waar geen uitzondering op gemaakt kan worden.
Maerle:
"Onze missie is om jou te ondersteunen met efficiënte boekhouding!"
Waarom moet je je boekhouding bewaren?
Zorg dat je je oude gegevens in kunt zien
Er zijn strenge regels met betrekking tot het bewaren van de boekhouding en dat heeft een reden. De boekhouding is namelijk de daadwerkelijke en correcte administratie waarin alle inkomsten en uitgaven verwerkt zijn en dit kan nog het beste beschreven worden als ‘bewijsmateriaal’.
Stel je voor dat de Belastingdienst oude gegevens in wil zien om een controle uit te voeren of er rectificatie nodig is omdat er in het verleden fouten gemaakt zijn in de aangiftes, dan moet je hiervoor de bonnetjes, facturen en gegevens nog hebben.
Ook kan het voor jou als ondernemer handig zijn wanneer je oude gegevens nog in kunt zien, bijvoorbeeld om te zien hoe het uitgavepatroon veranderd is of om oude contracten nog eens te bekijken voordat je een nieuwe overeenkomst aangaat.
Daarnaast is het goed om te weten dat dit een plicht is voor alle ondernemingen in Nederland. Wanneer je de gegevens niet lang genoeg bewaard, loop je het risico op een fikse boete. Denk vooral niet dat de Belastingdienst ‘toch niet bij jou komt kijken’, want een kleine afwijking kan al leiden tot een controle, waarbij direct duidelijk wordt dat je niet aan de bewaarplicht voldoet en dus in overtreding bent.
- Bewaar je administratie zo lang als nodig is om problemen in de toekomst te voorkomen.
Hoe moet je boekhouding bewaard worden?
Er is veel onduidelijkheid over hoe de boekhouding bewaard moet blijven. Is het de bedoeling dat je als ondernemer alles print en op papier bewaart, of mag je gegevens ook digitaal bewaren en opslaan? Het antwoord is simpel: de gegevens uit de administratie moeten in de originele vorm bewaard blijven, dus in de vorm waarin jij deze gekregen hebt.
- Hier is een uitzondering op. Wanneer je een klein bedrijf hebt met een bescheiden
boekhouding die binnen korte tijd te controleren is (door een externe specialist, zoals iemand van de Belastingdienst), dan mag je digitale gegevens printen en de bestanden vervolgens verwijderen. Weet je niet of je hier ook onder valt of dat je toch alles in de originele vorm moet bewaren, neem dan eens contact met ons op zodat we hier samen naar kunnen kijken.
Je boekhouding uitbesteden aan de professionals
Zo kan jij je écht op jouw onderneming richten
Er zijn veel regels, wetten en richtlijnen wanneer het gaat om de boekhouding, het bewaren van administratie en het feit dat de boekhouding altijd actueel moet zijn. Wij begrijpen als geen ander dat je hier niet constant mee bezig wilt zijn, want je bent ondernemer geworden omdat je aan de slag wilt met een dienst, product en/of je volledige onderneming.
Wij maken het je makkelijk, want als
administratiekantoor voor zzp’ers en mkb’ers in heel Nederland, nemen wij graag de administratie van je over en helpen we je ervoor te zorgen dat alles in orde is, zodat je je nooit meer zorgen hoeft te maken over de Belastingdienst of bewaarplicht van de boekhouding.
Meer weten?
Wil jij het jezelf makkelijker maken en samenwerken met betrouwbare, bereikbare én betaalbare specialisten? Neem dan vandaag nog contact met ons op, zodat onze experts je persoonlijk verder kunnen helpen.
Veelgestelde vragen over het bewaren van je administratie
Welke administratie moet je 10 jaar bewaren?
Je moet al je boekhoudpapieren 10 jaar lang bewaren. Dit zijn alle documenten waarmee wij (of de Belastingdienst) kunnen zien hoe hoog je inkomsten waren. De bewaartijd gaat in nadat het belastingjaar is afgelopen.
Hoe lang moet je facturen bewaren?
Zorg dat je alle facturen voor je belastingaangifte zeven jaar lang bewaart. De Belastingdienst kan er namelijk om vragen bij een controle. Facturen die te maken hebben met onroerende goederen (bijvoorbeeld de aankoop van een bedrijfspand) moet je tien jaar bewaren.
